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1. INTRODUCCIÓN A AECOC Y EDI.
La MISIÓN DE AECOC es contribuir a hacer más eficientes las relaciones entre las empresas de Producción y Distribución aportando mayor valor al consumidor a través de la identificación de oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena de suministro.
El Intercambio de documentos comerciales, el EDI, es una herramienta imprescindible para sus relaciones comerciales y para la alcanzar la eficiencia en sus intercambio de información.
Nuestro objetivo, es asesorar, formar, difundir y desarrollar las herramientas necesarias para hacer más eficientes las relaciones diarias entre las empresas.
2. DEFINICIÓN DE EDI.
EDI, o Electronic Data Interchange “Intercambio Electrónico de Datos”, es el intercambio de documentos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial.
EDI también quiere decir:
· Transacción comercial sin papeles.
· Es el camino más corto entre los sistemas informáticos de quienes participan en una transacción comercial.
· El EDI no es correo electrónico de formato libre, ya que los datos que contienen están estructurados y basados en un estándar internacional.
Algunos beneficios del EDI son:
OPERATIVOS
- Disminución de errores
- Disminución coste administrativo de tratamiento de la información.
- Disminución del coste de archivo
- Aumento de la información ( visibilidad de la demanda, situación de stocks, avisos de entregas, ...).
- Mayor rapidez ( acortar ciclo de pedido, sincronización, evitar extravíos de documentación, ...).
ESTRATÉGICOS
- Aumenta la colaboración y relación clientes/proveedores
- Acortamiento cadena suministro
- No dedicar recursos a tareas que no aportan valor, en cualquiera de los ámbitos de la empresa ( administración, comercial, logística, ...).
- Reducción del capital circulante:
Stocks
Cuentas a cobrar
Costes procesos de información.
CONCLUSIÓN
EDI es una poderosa herramienta que permite alcanzar beneficios de alto nivel dentro de la empresa.
Beneficios del EDI
· Reducción de costes de producción en un 3%
· Reducción de roturas de stock en un 75%
· Menores plazos de entrega
· Reducción de errores en las entregas
· Reducción de errores en las facturas
· Reducción de costes administrativos en el tratamiento del pedido y/o factura
La implantación del EDI en una organización no se debe considerar como el fin último de un proyecto, si no como una herramienta que va a permiter conseguir mejorar diferentes procesos en una organización.
3. ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL EDI. EL SERVICIO AECOM.
El Servicio AECOM fue creado por AECOC para facilitar el intercambio de mensajes comerciales a través de un ordenador. Gracias al Servicio AECOM, una empresa puede intercambiar de forma simple y económica cualquier mensaje comercial con cualesquiera de sus interlocutores, gestionando un único enlace de comunicaciones y con las máximas garantías de fiabilidad y confidencialidad.
La conexión al Servicio AECOM, asegura a las empresas un único canal de comunicación con el sector/es que desarrollan su actividad.
En la actualidad el Servicio AECOM está presente en los siguientes sectores:
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- Sanitario
- Ferretería y Bricolaje
- Operadores Logísticos y Transportistas
- Material Eléctrico
Los mensajes EANCOM® son independientes de la red de comunicaciones y pueden ser intercambiados utilizando múltiples sistemas. No obstante con el objetivo de eliminar obstáculos y simplificar los aspectos tecnológicos, AECOC creó el Servicio AECOM
3.1 El Servicio AECOM.
El Servicio AECOM ofrece a sus usuarios los elementos necesarios para el Intercambio Electrónico de Documentos EDI son:
- Centro Servidor
- Software de Estación de Usuario
- Red de Comunicaciones
Estos elementos no son prestados directamente por AECOC, si no por empresas de servicios especializadas y AECOC actúa como coordinador y certificador del conjunto del sistema siendo asimismo el medio de transmisión entre las necesidades de los usuarios y las empresas de servicios.
La misión de AECOC consiste en asegurar la calidad de los elementos integrantes del Servicio AECOM y por ello AECOC los homologa y certifica conforme a los requisitos pedidos, asegurando que la información fluye entre interlocutores comerciales de forma completamente fiable, segura y sin errores.
El EDI supone ya hoy en día un elemento crítico para una empresa, ya que en el se basan el día a día de los procesos de pedido, facturas,... exigiendo sistemas de comunicación altamente fiables. AECOC realiza una continua labor de control y seguimiento de la calidad de funcionamiento del Servicio AECOM.
Algunos de los servicios que se ofrecen son:
- Certificación de guías de empresa
- Certificación de Centros Servidores y sus interconexiones
- Certificación de Software
- Etc.
Dicho control de calidad se extiende también a los Servicios de Valor Añadido. En el modelo actual del Servicio AECOM, todos los servicios de Valor Añadido están interconectados entre ellos, de manera que un usuario que está dado de alta en una Red puede intercambiar mensajes con cualquier interlocutor que también esté dado de alta en un Servicio de Valor añadido del Servicio AECOM. AECOC certifica que la interconexión entre Redes está habilitada y que la información fluye sin ningún problema entre las diferentes redes, realizando un seguimiento estricto del proceso de interconexión.
De esta manera, la estructura del servicio AECOM evoluciona hacia un marco más abierto en el que cualquier empresa que ofrezca Servicios de Valor Añadido EDI en el sector podrá ser parte integrante del nuevo modelo tras superar con éxito un proceso de homologación y certificación, basado en los siguientes parámetros de calidad:
- Seguridad y confidencialidad de los mensajes que se transmiten por el servicio.
- Conexión y acceso al Centro Servidor desde cualquier punto de la geografía española.
- Accesibilidad las 24 horas del día y los 7 días de la semana.
- Posibilidad de conexión desde cualquier plataforma hardware (PC, AS400, ...)
- Conectibilidad inmediata
- Servicio “Help Desk” de ayuda y asesoramiento al usuario.
- Interconexión con los diferentes Centros Servidores EDI nacionales e Internacionales.
- Tener la aprobación de la Agencia Tributaria para intercambiar facturas telemáticas
Centro Servidor.
Las funcionalidades básicas del Centro Servidor consisten en recibir los mensajes que remite el emisor para depositarlos en el buzón del destinatario, donde quedan almacenados a la espera que el receptor se conecte para su recuperación.
El Centro Servidor asegura la integridad de los mensajes, y los deposita en los buzones electrónicos de sus destinatarios. Estos, cuando se conectan al servicio, envían y/o recogen los mensajes pendientes.
Características del centro servidor
· Una sola conexión sirve para todos los destinatarios y recibir de todos los remitentes
· Alta disponibilidad
· Confidencialidad absoluta
· Integridad de los datos
· Fiabilidad en tiempo de entrega
· Mantiene y facilita control de documentos.
· Control del estado del intercambio “Receptor Emisor-Mensajes”
Una funcionalidad destacable es el de control y trazabilidad de los documentos, esta funcionalidad facilita el conocimiento en todo momento del estado de los mensajes: enviados, recibidos, rechazados y depositado pendiente de recuperación.
Adjunto a este documento dispone de un anexo en el que se indica los Centros Servidores homologados por AECOC, con información comercial y técnica de cada uno de los Centro Servidores.
Software de Estación de Usuario.
La función del Software de Estación de Usuario es actuar como puente para el Intercambio Electrónico de Documentos entre el Sistema Informático Interno de la empresa y los interlocutores de la misma. Para ello realiza:
- Enlace con el sistema informático interno.
- Comunicación con el centro servidor
- Traducción de mensajes al formato EANCOM® y viceversa.
Este puente automático entre la informática de su empresa y el exterior es lo que se conoce como integración y es la forma que permite obtener los máximos beneficios del EDI.
Para asegurar la compatibilidad entre los diferentes proveedores de Software de Estación de Usuario y su correcto funcionamiento en el marco del Servicio AECOM, AECOC realiza una certificación de los diferentes softwares del mercado, otorgándoles el sello “EANCOM OK”.
Esta certificación se centra en dos aspectos:
- Cumplimiento del estándar EANCOM®.
- Correcta conectibilidad al centro servidor y a las diferentes interconexiones.
Es importante que usted utilice únicamente softwares certificados ya que se evitarán incidencias en el funcionamiento.
Red de comunicaciones.
La conexión con el Servicio AECOM puede realizarse desde cualquier lugar y con independencia del volumen de datos a transmitir, ya que este cuenta con distintos accesos.
Según la velocidad que se requiera, desde 9,6 Kbps a 128 Kbps, según se acceda por Red Telefónica, Iberpac, RDSI, Red uno, Red IP, etc. Se escogerá una solución u otra. Actualmente, la gran mayoría de usuarios les basta con un acceso por red telefónica con llamada local.
3.2 EDI sobre INTERNET
Últimamente se viene hablando mucho sobre las posibilidades de Internet como sistema de comunicación. Esta red de comunicación lejos de ser una amenaza para el EDI supone una oportunidad al ampliar las posibilidades.
Si comparamos la redes de comunicaciones a los “transportistas” y los mensajes a las “cajas a transportar”, diríamos que Internet es “un transportista más”.
El utilizar el correo electrónico en Internet para intercambiar mensajes EANCOM® permite abaratar los costes de comunicación frente a los sistemas tradicionales utilizados hasta el momento de centros servidores ya que las tarifas de estos últimos están basadas en volumen de datos (ptas./Kb) mientras que en Internet es tarifa plana.
Al ser Internet un canal abierto y por lo tanto inseguro, su utilización para EDI requiere la firma electrónica y el cifrado de los mensajes. AECOC junto con la Universidad Politécnica de Cataluña ha desarrollado un estándar para ello.
No obstante el uso de Internet como medio de comunicación actualmente tiene aún limitaciones como:
- No es válido para la factura telemática,
- no existe la figura de un ente responsable del mensaje,
- no está garantizada la fiabilidad, ni el tiempo de recepción del mensaje,
- no se puede acceder al colectivo actual del Servicio AECOM,
- etc.
Internet, en resumen, abre una nueva puerta en las formas de comunicación que es complementaria a las ya existentes pero que en ningún caso es sustitutiva.
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| VENTAJAS | INCONVENIENTES |
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| INTERNET |
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3.3 EDIWEB AECOC. “El EDI al alcance de todos”
El EDIWEB AECOC es un servicio al que se accede a través de Infovía o Internet y que convierte los documentos cumplimentados a través de sencillos formularios en pantalla en mensajes EANCOM® que son dirigidos al destinatario a través del Servicio AECOM.
Asimismo, convierte los mensajes EANCOM® remitidos en formularios que pueden ser visualizados por pantalla e impresos de una forma comprensible para cualquier persona.
Por su naturaleza basada en formularios el EDIWEB AECOC es adecuado a empresas con muy poco volumen de documentos a enviar o recibir. El EDIWEB AECOC no permite la integración de los mensajes con los sistemas informáticos internos del usuario (facturación, gestión de pedidos, etc.) ya que los mensajes EDI son rellenados a través de formularios o impresos, por lo que no es aconsejado para empresas que tengan, o prevean tener en corto plazo, un determinado volumen de mensajes.
El EDIWEB AECOC cuenta con todas las medidas de seguridad para que el intercambio sea completamente fiable y confidencial.
- Acceso a través de Infovía. La infraestructura de infovía es privada de Telefónica por lo que no es accesible a terceros.
- Servidor seguro conforme normas SSL. La información entre el usuario y el EDIWEB AECOC viaja cifrada, garantizándose su integridad y confidencialidad.
- Autenticación de usuario. El usuario es autenticado mediante claves de acceso.
El EDIWEB AECOC está basado en tecnología estándar de tipo Internet por lo que el usuario sólo necesita en su PC:
- una conexión a Infovía o Internet
- un navegador de Internet (Netscape, Explorer, ...) un ordenador personal y un módem de comunicaciones.
Con esta misma tecnología podrá acceder además si lo desea a cualquiera de los servicios existentes en esta red, por ejemplo el AECOC Online.
| PRINCIPALES VENTAJAS | LIMITACION DE USO |
EDI Red Valor Añadido |
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EDI Internet |
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EDIWEB |
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4. SOFTWARE DE ESTACIÓN DE USUARIO.
La función básica de los softwares EDI o estaciones de usuario EDI consiste en la traducción de los mensajes entrantes desde un mensaje estándar tal como EDIFACT / EANCOM® a un formato interno de archivo de una compañía, y el proceso inverso para mensajes que salen de la misma.
Sin embargo, además de la función de convertidor o traductor, los paquetes de EDI contienen también otras funcionalidades adicionales que se detallan a continuación.
4.1 Funciones básicas del software EDI
Las funcionalidades básicas de un software EDI pueden ser clasificadas en ocho categorías diferentes que se resumen en el gráfico presentado a continuación.
FUNCIONES BÁSICAS DEL SOFTWARE EDI | ||||||||
| Aplicación de interface | Gestión de Reporte y Mantenimiento. | Comunicaciones externas e internas |
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| Seguridad. |
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| Traducción. |
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| Funcionalidad de entrada de datos. |
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| Módulo de Factura Telemática. |
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| Módulo de Internet. |
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Traducción
La función primaria del software EDI es convertir los archivos de la Compañía "A", estructurados de acuerdo a formatos internos, a mensajes estándares EANCOM® y viceversa.
Integración en la Aplicación
Integrar los datos de un mensaje entrante con una aplicación de gestión (pedidos, facturas, ...) es una de las tareas más importantes, por lo que debe prestarse atención y que más tiempo requieren. Hasta que la integración no se completa y automatiza, EDI no habrá sido total y exitosamente implementado y sus beneficios no se materializarán al completo.
En el punto 4.4. se detallan los métodos de integración más utilizados habitualmente.
Gestión - Informe y Mantenimiento
Como EDI involucra transacciones comerciales y el objetivo es tener un proceso automatizado, es esencial que el software EDI sea capaz de controlar el flujo de mensajes. Las funcionalidades siguientes deberían estar disponibles:
Registro de archivos - una descripción de los mensajes enviados y recibidos (incluyendo reconocimientos). La información debería incluir el tipo de datos y la hora y fecha del envío o recepción, los empleados y las aplicaciones involucradas, longitud y condición de mensajes, etc.
Referencias de auditoría - un registro completo de cada mensaje en forma individual.
Archivos de Recuperación - incluyen los contenidos actuales del mensaje y pueden usarse para reprocesar mensajes en caso de errores.
Informes de error - comúnmente producidos por el software. Indican errores que ocurrieron durante el proceso de traducción.
Informes de estado - reflejan la condición de los mensajes, p. ej. mensaje enviado o recibido, traducido, condiciones de error, etc.
Salvar y Borrar - almacenando o borrando mensajes completamente procesados.
Comunicaciones - Externas e Internas
El software EDI debe incluir un módulo de comunicaciones que provea una interfaces con la red o redes empleadas para enviar mensajes.
Para comunicaciones externas, la red enrutará automáticamente los intercambios por medio del canal apropiado de la red al buzón del receptor y recuperará también para cada usuario los mensajes que esperan en su propio buzón.
La mayoría de Software EDI permite conectarse a varias redes de valor añadido EDI aunque la existencia actual de interconexiones no lo hace imprescindible. Algunos incluyen conexión al correo Internet.
Si el software EDI opera desde el ordenador central donde residen las aplicaciones que procesan mensajes, entonces las comunicaciones internas no serán requeridas. Sin embargo si el Software EDI se instala sobre un computador dedicado (p. ej. un ordenador personal) o si las aplicaciones pertinentes son distribuidas en varios departamentos dentro de una misma organización, entonces la canalización de los mensajes entrantes y salientes a la aplicación apropiada y viceversa, deberán controlarse.
Normalmente los Software de Estación de Usuario tienen la funcionalidad de poder planificar las comunicaciones, de esta manera se puede automatizar tanto la recogida como la entrega de documentos.
Datos - Funciones de Entrada y Salida Manual de Datos
Algunos Estaciones de Usuario ofrecen también módulos de entrada manual de datos, presentados antes como una solución intermedia antes de tener una aplicación EDI totalmente automatizada. Los datos de entrada serán comúnmente manejados por una pantalla, cuyo formato debe tener la posibilidad de ser definido por el usuario.
Seguridad
Funciones y sistemas de seguridad deben ser también incluidas en el paquete de software. El grado de seguridad requerido (y el coste) variará dependiendo de la naturaleza de la aplicación de cada negocio. La Seguridad puede ir desde el control básico de acceso por medio de una simple identificación de palabra clave (password), a la autenticación de las partes involucradas en la transacción comercial, encriptación de datos, firmas digitalizadas, etc.
4.2 Seleccionar Software EDI
La elección de Software EDI ante todo dependerá del sistema operativo del equipo en el que se instale (p. ej. AS / 400, IBM MVS, UNIX, MS DOS, WINDOWS, etc.) y de la Red de Valor Añadido deseada.
El Software EDI puede instalarse en el mismo ordenador donde residen las aplicaciones comerciales o bien en un equipo dedicado. En este último caso es el más habitual y consiste en instalar el software EDI en un PC y enlazarlo con el ordenador central.
A continuación se detallan algunos aspectos que desde AECOC creemos que son útiles para poder seleccionar el Software de Estación de Usuario.
- Es un Software Homologado por AECOC
- En que plataformas trabaja y con que redes de valor añadido.
- Dispone del módulo de factura telemática.
- Cuantos mensajes EANCOM® dispone la estación.
- Cuanto cuesta añadir un nuevo mensaje EANCOM® o una nueva versión.
- Cuanto tardo en recibir la certificación de un nuevo mensaje EANCOM® o una nueva versión.
- Cuantos usuarios tiene su estación de usuario en mi entorno o sector.
- Qué incluye el contrato de mantenimiento
- Cuanto tarda en traducir un número determinado de bytes o mensajes por segundo.
- Cual es la disponibilidad del servicio técnico.
- Qué servicios vendrán en el momento de la instalación del software EDI.
- Certificado año 2.000.
- Existe una línea Help-Desk.
- ...
Desde AECOC se recomienda que se dirijan a varias posibles proveedores y que comparen las diferentes ofertas comerciales que ofrecen las diferentes compañías.
Adjunto a este documento puede encontrar una relación de las empresas de software homologadas/certificadas por AECOC.
Anexo a este documento puede encontrar una relación de todas las empresas proveedoras del Software de Estación de Usuario. En este documento, “ Directorio de Software Certificados por AECOC” podrá encontrar datos comerciales, técnico y funcionalidades destacadas.
4.3 INTEGRACIÓN ¿cómo integrar el software EDI en la empresa ?.
El software EDI no es capaz de manejar directamente los datos contenidos dentro de su aplicación de gestión. Con independencia del tamaño de la empresa, usted necesita automatizar el intercambio de documentos EDI y sus procesos internos.
Hay generalmente tres enfoques diferentes para realizar la integración de aplicaciones.
- Archivo interno o plano
- Programa de interface de aplicación
- Data mapping.
El primero de los enfoques y probablemente el más común, es "llevar" los datos de la aplicación interna a un programa intermedio, a veces conocido como programa de interface a medida, el cual preparará un archivo interno o uno plano para que pueda ser procesado por el traductor de la estación de usuario EDI. Las definiciones de estos archivos de enlace son particulares de cada software EDI aunque son muy similares entre ellos.
Ya se ha mencionado que cuanto más flexible sea el formato del archivo de una aplicación interna, habrá una menor necesidad de perturbar las aplicaciones existentes.
Un segundo enfoque más complejo es utilizar un Programa de interface de Aplicación API, disponible en algunos de los paquetes de software EDI. Mediante un API, la aplicación directamente se comunica con el software EDI mediante una interface estándar. La diferencia principal entre un programa de interfaces a medida y un API es que el primero es manejado por los datos de aplicación, mientras el API es manejado por el proceso de aplicación y es por lo tanto más interactivo.
Data Mapping
Una de las posibilidades más novedosas para la integración de aplicaciones con EDI es el "data mapping". "Data mapping" es adecuado para convertir datos enviados en forma de un mensaje EDI al formato de la base de datos de su aplicación.
Aunque las guías de implantación de mensajes EDI, como EANCOM han mitigado el problema de "data mapping" especificando el tipo de datos que pueden enviarse y donde en el mensaje se deben enviar, los interlocutores que comercian entre sí todavía tienen que saber y concertar los datos que el cliente va a enviar y los datos que el proveedor necesitará recibir. Este tipo de convenios se formalizan comúnmente en los conocidos "acuerdos de intercambio". Muchas veces los datos contenidos en la base de datos de un cliente no contendrán los datos requeridos por la base de datos de un proveedor. Por ello, los interlocutores comerciales tendrán que estar dispuestos a cambiar algunas definiciones de sus bases de datos para satisfacer sus requerimientos de negocios.
Visualización pantalla Data Mapping.
Este tipo de herramientas, Data Mapping, las facilitan o las misma empresas proveedoras del software de estación de usuarios u otro tipo de empresas que comercializan soluciones informáticas.
| VENTAJAS | INCONVENIENTES |
1. Fichero de enlace |
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2. Data Mapping |
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Independientemente de la solución de integración seleccionada el desarrollo se puede realizar dentro de la misma empresa o subcontratarlo a un tercero.
5. BASES DEL ESTÁNDAR EANCOM®.
En la comunicación EDI, es esencial identificar de una forma no ambigua los productos y servicios, así como los interlocutores asociados a la transacción. Codificar la información intercambiada en EDI es esencial para el proceso automático de la información.
En los mensajes EANCOM®, cada producto definido se identifica con un código EAN estándar, y cada interlocutor se identifica con un único Punto Operacional estándar EAN.
El uso de los estándares EAN en EDI ofrece los siguientes beneficios:
- Códigos estándar EAN. Son únicos y reconocidos en el mundo entero.
- Los mensajes del estándar EANCOM® son simples y precisos.
- EANCOM® es un estándar multisectorial e internacional.
- AECOC, como representante exclusivo de EAN Internacional en España, proporciona a sus asociados información, formación y asesoría en la correcta implantación.
Productos y empresas se identifican con el mismo código, con independencia del interlocutor con el que se vaya a comunicar en EDI. Se evita así dar de alta en los sistemas informáticos múltiples codificaciones impuestas por proveedores o clientes.
5.1 Introducción a la codificación.
El sistema de codificación EAN es el más utilizado en todo el mundo, adoptado por más de 90 países en los cinco continentes. De su correcto funcionamiento derivan diversos beneficios, como:
- Un único lenguaje común para todos los interlocutores.
- Captura de datos rápida y eficaz.
- Posibilidad de automatización del almacén y su gestión.
- Mejor control sobre la distribución y el almacenaje
- Trazabilidad del producto.
- Prevención de errores en la manipulación manual de productos.
CÓDIGO EAN PARA UNIDADES DE CONSUMO U.C.
El código básico de identificación de productos, el código EAN 13 , se compone de 13 dígitos y consta de tres bloques
- Prefijo. 84, código asignado por EAN Internacional a AECOC .Código de Empresa. Asignado por AECOC a cada una de sus empresas asociadas. Este código tendrá entre 5 a 8 dígitos en función de las necesidades de cada empresa. El prefijo más el código de empresa formarán el código de empresa.
- Código de producto. Serie de dígitos ,que en función del número de dígitos asignado por AECOC a la empresa, será entre 2 y 5 dígitos.
- Dígito de control. A través de un algoritmo de se calcula su valor, existe un programa en el Servicio AECOC Online para su calculo.
A través de este código se identifican los productos de una forma común para todos los interlocutores. Se simboliza a través del conocido código de barras.
Simbolización y codificación de artículos.
El código EAN-13 se caracteriza por ser: numérico, jerarquizado, no significativo y traducible a símbolo legible.
CÓDIGO EAN PARA UNIDADES DE EXPEDICIÓN. U.E.
V.L. “Variable Logística”
Un dígito que acompaña al código EAN de los productos asignado por el creador del producto a cada unidad de expedición del producto.
En la siguiente figura pueden ver un ejemplo de asignación de Variable Logística a las diferentes formas de envío para la misma Unidad de Consumo.
Ejemplo de asignación de Variable Logística.
La V.L. de un dígito puede tomar valores de 1 a 8 dependiendo del grado de agrupamiento de la unidad de expedición. Este dígito se sitúa a la izquierda de un código EAN de unidad de consumo que indica el nivel de agrupamiento de ésta en la unidad de expedición.
La forma de codificar es a través de la utilización de la codificación a través del DUN-14.
DUN-14. Unidades de expedición.
Es una forma de codificar a través de 14 cifras, donde la primera es la Variable Logística las 12 siguientes el código EAN y por último el dígito de control. En la figura 5. Pueden ver un ejemplo de cómo se simboliza e identifica.
Simbología e Identificación de la unidad de expedición.
Si desea ampliar sus conocimientos sobre codificación, AECOC pone a sus disposición “La Guía del Usuario EL CÓDIGO DE BARRAS EAN” donde encontrará toda la información sobre la codificación EAN.
5.2 Puntos Operacionales y Estructura Administrativa.
Un Punto Operacional es un código numérico que identifica a las partes de la empresa que intervienen en uno o varios actos de la transacción comercial.
Se pueden identificar:
- Entidades legales: compañías enteras, subsidiarias, oficinas regionales, empresas del grupo,...
- Entidades funcionales: departamentos comerciales, contables, ...
- Entidades físicas: muelle, punto de entrega,...
El uso de códigos de punto operacional hace que la comunicación sea mucho más eficiente y automática, ya que por ejemplo en un pedido basta con indicar el código para el punto de entrega de la mercancía, en vez de la descripción postal completa.
La estructura del código es de 13 dígitos y está basada en la estructura del código EAN-13. Por ejemplo, para empresa que su código de empresa sea el 12345, un posible P.O. sería:
8412345000010
84 - Prefijo EAN correspondiente a AECOC
12345 - Código de empresa asignado por AECOC
00001 - Dígitos de asignación libre por parte de la empresa
0 - Dígito de control, calculado a partir de los anteriores.
El algoritmo de cálculo podemos encontrarlo en el Manual de Codificación, suministrados por AECOC o en Servicio del AECOC Online donde hay una página con un programa para calcular el dígito de control.
Los Puntos Operacionales son un concepto clave en el EDI, ya que identifican de forma única, sin ambigüedades y eficientemente las diferentes partes que intervienen en la comunicación EDI. Los Puntos Operacionales van a permitir direccionar los mensajes EDI hacia el buzón, estación de trabajo o aplicación deseados.
En la comunicación EDI existen tres tipos de Puntos Operacionales:
- P.O. Buzón: Identifica el buzón en el Centro Servidor.
- P.O. Fiscal: o EDI: Identifica a la empresa origen o destino de los intercambios de información, y es el relevante a efectos fiscales de factura telemática.
- P.O. Lógicos: Identifica a las partes de la empresa.
Usualmente el P.O. Buzón y el Fiscal suelen ser el mismo, ya que se utiliza un solo buzón por empresa, pero es posible compartir un buzón entre varias empresas con diferentes N.I.F.. Es por esta razón que surge la necesidad de diferenciar el receptor del mensaje con el lugar donde se deposita.
Los Puntos Operacionales son independientes de la Red de Valor añadido y del Software de Estación de Usuaria, por lo que los interlocutores comerciales no se ven afectados si se cambia de proveedor tecnológico.
Se llama Estructura Administrativa al conjunto de Puntos Operacionales de una empresa, relacionados entre sí, describiendo el camino que sigue una transacción en la estructura de la empresa.
La Estructura administrativa típica del:
- Proveedor es dónde se pide y a quién se paga
- Cliente es quién pide, quién recibe, a quién se factura y quién paga.
PROVEEDOR |
| CLIENTE | ||||
DONDE SE PIDE | A QUIÉN SE PAGA |
| QUIÉN PIDE | QUIÉN RECIBE | A QUIÉN SE FACTURA | QUIÉN PAGA |
Tanto los Puntos Operacionales como los códigos EAN están reconocidos por la Agencia Tributaria en Factura Telemática.
5.3 Guías de Implantación.
El estándar EDI adoptado por AECOC es el EANCOM desarrollado en el seno EAN Internacional. Al ser EANCOM internacional y multisectorial, se convierte en un instrumento algo complejo cuando se trata de aplicarlo a su escenario concreto. Para facilitar su aplicación, A ECOC ha desarrollado las Guías de Implantación.
Las Guías de Implantación EANCOM® están desarrolladas, mantenidas y distribuidas exclusivamente por AECOC, y ámbito de aplicación es sectorial y nacional.
Las Guías de Implantación EDI EANCOM® son una guía de ayuda para el uso de un mensaje EANCOM® en un sector determinado. Han sido desarrolladas por grupos de trabajo dirigidos por AECOC compuestos por las Empresas más significativas del sector. Se deben entender como un conjunto de guías y reglas de uso que recogen prácticas comerciales que tienen entre empresas. Por tanto, son simplificaciones de EANCOM® que ayudan a hacerlo más comprensible y no constituyen una normativa en sí mismas, sino que complementan los manuales técnicos EANCOM®. En cada guía se describe con detalle cómo se intercambian el documento comercial involucrado mediante el mensaje EANCOM®.
Recordamos que el estándar EDI adoptado por AECOC es EANCOM® por lo que si cualquier empresa requiere unas prestaciones no contempladas en las Guías, puede basarse en los mensajes EANCOM completos. Este es el caso de los intercambios internacionales, donde se utilizan los mensajes EANCOM ® completos.
AECOC recomienda a las Estaciones de Usuario (Software EDI) que implanten los mensajes EANCOM® completos, no limitando así las prestaciones a quien requiera de ellos.
AECOC dispone de Guías de Implantación para diferentes sectores dependiendo la actividad/entorno de la empresa:
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Al final del documento puede una relación detallada de los manuales sectoriales con sus guías específicas.
6. PASOS A SEGUIR. Recomendaciones sobre cómo organizar la implantación del EDI.
El EDI-EANCOM® es una herramienta que permite a las empresas ser más eficientes en sus operaciones comerciales. Esta herramienta de mejora se ha de englobar dentro de un proyecto más ambicioso y debe tener dentro de la empresa un objetivo más amplio que no sólo la simple implantación del Software de Estación de Usuario por parte del departamento de informática.
En este capítulo se expone una metodología de implantación con el ánimo de servir de guía para la introducción del EDI-EANCOM® en su empresa. En ningún caso pretende ser la única, ni la mejor.
La implantación del EDI supone un 20% de cambio informático frente a un 80% de cambio organizativo, es por esta razón que se puede afirmar que el EDI es una herramienta al servicio de un fin más ambicioso.
Emitir facturas por EDI no es un problema únicamente de cambio de papel por un soporte informático, sino que debe tomar parte de un proyecto de aumento de eficiencia en el área administrativa y por lo tanto debe atenderse a indicadores como:
- Coste administrativo de facturación.
- %facturas erróneas.
- Nº de cargos de rectificación recibidos....
En la siguiente figura pueden ver estas fases representadas de forma gráfica, con el objetivo de ver su decalado en el tiempo.
Si usted limita el EDI a un proyecto informático, limitará también los beneficios que se aportarán.
6.1 Información
Objetivo: Realización de un análisis previo, genérico, para identificar las ventajas de la incorporación del EDI-EANCOM®, y su posible repercusión en la empresa.
Recomendamos en este punto que no sea únicamente reactivo a las peticiones que vengan de sus interlocutores comerciales sino que sea preactivó en determinar áreas de aplicación del EDI de interés para su empresa.
El análisis deberá ser efectuado disponiendo de:
Información pormenorizada sobre el sistema.
Visión general de la empresa. Potenciales interlocutores y el entorno de utilización.
6.2 Organización
El compromiso con el proyecto EDI por parte de la Dirección General es fundamental para el éxito del proyecto. Este compromiso es necesario para apoyar el trabajo y conseguir los recursos económicos y humanos para la implantación del EDI, y para obtener la colaboración y participación activa de las diferentes áreas de la organización en su máximo nivel, al iniciar el proyecto EDI.
1. Asunción de la estrategia de estandarización.
Objetivo: Decisión de la dirección sobre la incorporación de la nueva tecnología e información a toda la organización del proyecto a realizar.
Esta fase es definitiva a la hora de disponer de los recursos necesarios para que el proyecto se desarrolle con éxito.
2. Designar el jefe de proyecto.
Objetivo: Elección de un profesional con ascendencia sobre la organización y que posea una visión general de la empresa.
3. Designar el grupo de trabajo.
Objetivo: Disponer de un grupo de trabajo multidisciplinar capaz de desarrollar el proyecto en todas las áreas afectadas.
Es necesario denotar aquí que la amplitud del proyecto va desde la implicación de un área a la globalidad de la empresa.
4. Formación de los integrantes del grupo de trabajo.
Objetivo: Dotar al grupo de los conocimientos necesarios y de la visión de las diferentes áreas de la empresa.
Cabe destacar que el equipo debe de ser multidepartamental ya que esta nueva herramienta afectará a áreas como: informática, administración, comercial, logística, compras, ...
6.3 Evaluación del impacto en la empresa.
1. Análisis exhaustivo del proyecto.
Objetivo: Identificación de los beneficios y de la repercusión en la organización (áreas/procesos/personas implicadas), para poder efectuar un análisis coste/beneficio.
El resultado de esta fase es una definición clara de los flujos de información que entran en el proyecto, esto es del ámbito de aplicación del EDI (facturación, aprovisionamiento, entregas, etc.). Así como el calendario de implantación.
Fíjese como mínimo un indicador de mejora y un objetivo concreto a alcanzar.
Por ejemplo:
FABRICANTE | Ambito/mensajes EDI | Indicador de mejora |
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DISTRIBUIDOR | Ambito/mensajes EDI | Indicador de mejora |
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2. Asignación de tareas
Objetivo: Involucrar a los profesionales de la organización que deben llevar a cabo el proyecto.
6.4 Prueba Piloto
Objetivo: Realizar la implantación informática y una prueba test del sistema para evidenciar tanto la validez del sistema como la problemática del mismo.
Para ello los pasos a seguir son:
1. Elección de los productos/ mensajes/ interlocutores a participar.
(A fin de controlar el proceso es aconsejable acotar la prueba en este ámbito)
· Incorporación del estándar EANCOM®, Lenguaje Común en los mensajes y procesos relacionados
· Conexión al Servicio AECOM.
· Acuerdo de Intercambio.
· Pruebas de Comunicación.
· Análisis y desarrollo de la interfaces que permita la automatización de procesos. Integración del EDI.
· Validación del sistema.
Estas pruebas pilotos se pueden realizar con algún futuro interlocutor comercial y/o con la Estación Testeadora que pone a su disposición AECOC
6.5 Ampliación de Interlocutores.
Objetivo: Optimizar el sistema incorporando todos los flujos definidos en la fase de análisis y llegar a la masa crítica definida en el análisis coste-beneficio.
1. Elección y estratificación de productos/mensajes/interlocutores.
2. Promoción y expansión del sistema
Hay que tener en cuenta que esta fase es la más importante y laboriosa del proyecto, y la que maximizara los beneficios esperados.
6.6 Nuevos Proyectos.
Una vez se ha implantado la herramienta y ya se han conseguido un número de interlocutores notable es el momento de ampliar los beneficios del EDI a nuevos ámbitos.
Nuevos proyectos podrían ser:
- Integración de la Factura telemática.
- ECR o Respuesta eficiente al consumidor.
- CRP o Reaprovisionamiento continuo.
- Base de Datos centralizada de productos.
- V.M.I.
- ...
Calendario PYME ( implantación pedido - factura) | ||||||||
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Organización equipo de trabajo. |
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Formación |
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Adquisición del software y alta Red de Valor añadido |
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Integración Informática ( factura-pedido) |
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Prueba Piloto ( 1 o 2 interlocutores). |
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Extensión |
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6.7 ¿Cómo fracasar en un proyecto EDI?. Decálogo.
Si usted sigue alguno de estos puntos, el fracaso del EDI en su empresa está asegurado:
- Sea únicamente reactivo a las peticiones o impresiones de sus interlocutores comerciales.
- Ver el EDI como un proyecto informático y asignarlo al departamento de sistemas.
- No integrar EDI. Enviar o recibir manualmente. “EDI FAX”
- Una vez implantado el EDI, use sólo el EDI con 1 o 2 clientes.
- Convierta el EDI en un Intercambio Electrónico de problemas
7. RESPUESTA A LAS PREGUNTAS USUALES.
¿ Qué es el EDI?
Las siglas EDI corresponden al inglés Electronic Data Interchange ( Intercambio Electrónico de Datos ). EDI es envío y recepción de documentos comerciales - facturas, pedidos, etc. - utilizando medios telemáticos, con el fin de posibilitar su tratamiento automático.
¿ Qué necesita una empresa para poder hacer EDI?
Los requisitos son realmente mínimos y accesibles para todo tipo de empresas. Una posible solución técnica podría ser:
Hardware
- Un ordenador personal, PC compatible.
- Un módem
- Una línea telefónica
Software
Un software de conexión al Servicio AECOM, también llamado Estación de Usuario, que se encarga de gestionar las comunicaciones, traducir los documentos y permite una utilización manual o automática.
Caso de optarse por un tratamiento automático de los documentos a intercambiar desde el ordenador central de la empresa, deberá realizarse un desarrollo de enlace entre las aplicaciones de la empresa ( contabilidad, facturación, etc. ) y el software de conexión al Servicio AECOM.
Otros
Firmar un contrato con una Red de Valor Añadido, que actúa como el equivalente al servicio de correos, transportando y encaminando los documentos intercambiados. ( no es necesario en el caso de EDI por Internet).
¿Cuál es el papel de una de las empresas que participa en el Servidor AECOM?
Ciertamente, a veces podemos hacernos un buen lío con el número de siglas y nombres de empresas que van apareciendo cuando nos empezamos a interesar por el EDI.
- AECOC .- Asociación Española de Codificación Comercial. Entidad sin ánimo de lucro cuyo objetivo es coordinar las relaciones entre fabricantes y distribuidores. Responsable del desarrollo y mantenimiento del Lenguaje Común AECOM, que estandariza los documentos comerciales.
- Centros servidores .- Empresas responsables de la explotación técnica y económica del Servicio AECOM de intercambio electrónico de datos. Propietarias de los Centros de Compensación del Servicio AECOM, encargados fundamentalmente de distribuir los documentos intercambiados por las empresas .
- Otras empresas de software .- Debido al proceso de homologación de software antes mencionado existen en el mercado diferentes softwares de conexión al Servicio AECOM que funcionaran en plataformas hardware diferentes ( AS-400, VAX, Windows, etc. ), y que serán proporcionados por empresas diferentes.
¿Qué debo hacer para empezar a implantar EDI?
Brevemente, los principales pasos a seguir serían los siguientes:
- Asociarse a AECOC. El motivo para ello no es otro que disponer de un código de empresa que podremos utilizar para confeccionar la dirección electrónica de nuestra empresa. Evidentemente, las empresas ya asociadas a AECOC podrán utilizar su correspondiente código.
- Elección del Software de Estación de Usuario.
- Ponerse en contacto con la red de Valor Añadido seleccionada.
- Realizar el enlace entre la informática interna y el software de conexión al Servicio AECOM. Esta labor puede desarrollarla el propio departamento de informática de la empresa o bien su proveedor de software habitual. Las empresas que suministran el software de conexión suelen también ofrecer sus servicios
¿Cuánto puede tardarse en implantar el EDI en una empresa?
Es una pregunta difícil de contestar por cuanto depende de multitud de factores, como el número de documentos que se van a transmitir, la disponibilidad en tiempo del personal de la empresa que asumirá el proyecto, el grado de informatización previo de la empresa, etc.
De todos modos, y para dar un orden de magnitud, desde que se toma la decisión de implantar hasta estar en condiciones de intercambiar y tratar automáticamente dos documentos comerciales, se suele tardar entre dos y seis meses dependiendo del volumen y complejidad de la empresa.
¿Cuánto me va a costar todo?
Hay varios conceptos de inversión en la implantación del Servicio AECOM. Brevemente:
Asociación a AECOC: Cuota de entrada de 100.000 ptas. más una cuota anual que depende del volumen de facturación de la empresa (mínimo 24.500 ptas./año), aunque en AECOC son más de 15.000 las empresas asociadas entre las cuales posiblemente ya figurará la suya.
Hardware: El PC Compatible y el módem pueden adquirirse en cualquier comercio especializado o bien utilizarse alguno disponible en la empresa. Los precios son, pues, sobradamente conocidos.
Software de conexión AECOM: el software ronda las 300.000 ptas. Pero depende del proveedor y la plataforma utilizada.
Alta al Centro Servidor : Alrededor de 37.000 ptas. Dependiendo del Centro Servidor..
Enlace con la informática interna: Muy variable, dependiendo de multitud de factores como grado de integración, hardware y software disponibles, etc. Puede consultarse a una empresa especializada. Enlazar dos mensajes viene a costar alrededor de 200.000 ptas.
Tráfico: es el coste de la utilización del Servicio AECOM. Las empresas facturarán según la cantidad de información transmitida, existiendo un mínimo mensual. Para un volumen de transacciones medio/alto se tiende hacia las 15 ptas. por documento transmitido o recibido.
¿Es necesario efectuar el enlace con mis aplicaciones informáticas para poder hacer EDI?
No, aunque es lo preferible para poder obtener los máximos beneficios que una herramienta como el EDI nos puede ofrecer.
La estación de usuario del Servicio AECOM puede operar en dos modalidades:
Entrada manual: los documentos son introducidos en el ordenador a través del teclado, rellenando los datos de cada documento según van apareciendo en pantalla las casillas correspondientes. Posteriormente, estos documentos pueden transmitirse normalmente vía telemática. En esta modalidad, los documentos recibidos se pueden imprimir para su posterior retecleo y tratamiento en nuestro ordenador central.
Entrada automática: la estación de usuario es capaz de reconocer como documentos a procesar y enviar y, asimismo, es capaz de generar a la recepción de un documento, ficheros planos secuenciales con un formato determinado. Para conocer el formato correspondiente a un determinado documento deberá contactarse con el proveedor de la estación de usuario.
¿Se puede realizar intercambios EDI con empresas de otros países?
Si, gracias a la utilización de un Estándar internacional, EANCOM®. Este estándar es válido para toda la comunidad EAN (alrededor de 90 países).
El lenguaje EANCOM® me va servir para todos mis interlocutores.
Actualmente el lenguaje común EANCOM® está presente en gran cantidad de sectores por lo que cada vez quedan menos empresas fuera del estándar. Los sectores con presencia son:
- Gran consumo (alimentación y no-alimentación)
- Electrodomésticos.
- Operadores Logísticos y Transportistas.
- Ferretería y Bricolaje.
- Material eléctrico.
- Financiero.
En qué se diferencia el EDI del comercio electrónico
El EDI no es correo electrónico de formato libre, sino que contiene los datos perfectamente estructurados que pueden ser procesados por los ordenadores con eficacia y sin ambigüedad.
Es compatible el EDI con la tecnología internet.
El EDI es el lenguaje e Internet es el medio por el cual viaja el mensaje. Internet abre una nueva vía de comunicación con innumerables ventajas para la transmisión de datos a través del lenguaje EDI-EANCOM®.
¿Qué es el EDIWEB AECOC?
Es una forma más de poder enviar y/o recibir mensajes EDI, se trata de una forma muy sencilla y económica. Con el EDIWEB AECOC cualquier empresa puede acceder a los beneficios del intercambio electrónico de documentos sin tener que realizar ninguna inversión, sin tener que intervenir ningún informático, sin tener que ser un experto en estándares EDI, simplemente haciendo “click” con el puntero de su ordenador.
El EDIWEB AECOC es un servicio al que se accede a través de Infovía o Internet y que convierte los documentos cumplimentados a través de sencillos formularios en mensajes EANCOM que son dirigidos al destinatario a través del Servicio AECOM. Asimismo, convierte los mensajes EANCOM en formularios que pueden ser visualizados por pantalla e impresos de una forma comprensible para cualquier persona.
¿ Como puedo obtener los máximos beneficios de un sistema EDI ?La primera clave es enlazar la estación de usuario con nuestra informática interna, para posibilitar un tratamiento automático de la información enviada y recibida, eliminando errores y ahorrando tiempo.
La segunda es utilizar el EDI con el máximo número posible de interlocutores. Y aquí el espectro es amplio - proveedores de materias primas, distribuidores, operadores logísticos, delegaciones comerciales, bancos etc. -, y para aumentarlo cuenta el esfuerzo de cada una de las empresas usuarias de AECOM, empezando por la suya.
Adjunto a este documento puede encontrar la lista de empresas usuarias del EDI-EANCOM®.
La tercera clave y quizá la más importante es imaginación. Y en eso seguro que somos nosotros los que debemos aprender de Usted.
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INFORME DE GESTIÓN 2OOO
1. EVOLUCIÓN DE SOCIOS
AECOC es una asociación en crecimiento, y así lo demuestran las cifras del pasado ejercicio. Durante 2000, la Asociación registró nuevamente un notable incremento en el número de asociados, al producirse un aumento del 9.2%. Así, al cerrar el ejercicio pasado AECOC se situaba en los 16.520 socios. En cifras netas, el pasado año la cantidad de socios se incrementó en 1.388 nuevas compañías.
2. AECOC. INSTITUCIÓN
ACTOS INSTITUCIONALES
AECOC celebró a finales del mes de octubre el 15º Congreso AECOC de Fabricación y la Distribución, al que asistieron más de 900 directivos de las principales empresas de nuestro país.
Además, en el mes de junio se celebraron las Jornadas de Marketing y Merchandising AECOC, Tecnomarketing 2000. A la presente edición asistieron casi 200 profesionales del Marketing.
Por otro lado, en el mes de mayo se celebró Tecnogestión 2000, las Jornadas Tecnológicas de AECOC, que contaron con la presencia de una feria tecnológica y con la celebración de una serie de showrooms donde los proveedores mostraron sus soluciones. Más de 350 profesionales acudieron a la cita ineludible para la cadena de suministro.
Al mismo tiempo, para responder mejor a las necesidades particulares de determinados ámbitos alimentarios, AECOC celebró en el 2000 diversos seminarios:
Productos Frescos: En el ámbito de nuevos desarrollos hacia nuevos sectores, también hay que destacar el II Seminario AECOC de Frutas y Hortalizas. Más de 100 profesionales del sector horto-frutícola se reunieron en Valencia para debatir temáticas que más preocupan al sector.
Productor del Mar. AECOC celebró en Vigo el I Seminario de Productos del Mar que contó con la asistencia de más de 150 profesionales que debatieron sobre temáticas como el reto que supone el aprovisionamiento de este tipo de productos, la evolución del consumo de productos del mar o las mejores experiencias en el punto de venta.
Además, AECOC organiza cada año diversos Seminarios Internacionales, con el objetivo de conocer cómo aborda un aspecto concreto el ámbito de la comercialización de productos de un país. Así, durante el 2000, se celebraron en Gran Bretaña-Irlanda, Estados Unidos y Suecia-Dinamarca.
En total, más de 2.400 profesionales acudieron a los eventos organizados por AECOC.
FORMACIÓN
La Asociación llevó a cabo durante el pasado ejercicio 112 cursos de formación en las áreas de Codificación y Simbolización, EDI-EANCOM, Desarrollo de la Demanda, Logística y Respuesta Eficiente al Consumidor. En total, 1.390 profesionales asistieron a la Formación AECOC. Asimismo, hay que destacar la celebración de 12 cursos In Company, a los que asistieron más de 300 profesionales.
RELACIONES INSTITUCIONALES
AECOC se encuentra integrada en la asociación internacional EANUCC, cuyo lema, "The Global Language of Business", describe a la perfección el carácter de los estándares internaciones que AECOC promueve. En este sentido, AECOC colabora activamente en las estructuras internacionales de la organización.
RELACIONES EXTERNAS
En AECOC se tiene el convencimiento de que el intercambio y la colaboración entre instituciones enriquece y nos ayuda. Con esta idea, durante 2000, la Asociación intensificó sus relaciones con otros organismos, estableciéndose convenios de colaboración en materia de estudios, formación e investigación con entidades de diversa naturaleza. En total se organizaron 14 actos de colaboración con entidades externas, a los que asistieron más de 1.300 personas.
PUBLICACIONES
CÓDIGO 84. Durante el pasado ejercicio se editaron seis números ordinarios y un número especial con motivo del 15º Congreso de la Fabricación y la Distribución. Código 84 tiene una tirada de 22.000 ejemplares, cifra controlada por la Oficina de Justificación de la Difusión.
COMERCIO ELECTRONICO es la cabecera dirigida a los profesionales interesados en este nuevo canal de relación entre empresas y con el consumidor final. Sus contenidos versan en torno a las nuevas tecnologías que rodean al Comercio Electrónico, y su implantación en las empresas. En 2000 se editaron cuatro números, con una tirada de 10.000 ejemplares.
AECOC.INFO es el boletín mensual de la Asociación y principal órgano de comunicación con las empresas asociadas, con las noticias y actividades de AECOC.
Durante el pasado año se realizaron 11 números ordinarios y dos extraordinarios.
PRENSA
A través del Gabinete de Prensa de AECOC se han canalizado multitud de comunicados, ruedas de prensa y reuniones con profesionales de los medios, a fin de facilitarles cualquier demanda de información . La atención a todas estas demandas ha acabado cristalizando en centenares de apariciones de AECOC en prensa diaria, económica y sectorial.
3. ESTÁNDARES TECNOLÓGICOS
CODIFICACIÓN
En el ámbito de la Codificación EAN, AECOC ha trabajado durante el 2000 con el fin de cumplir tres objetivos: la diversificación de los asociados hacia nuevos sectores de actividad, potenciar la calidad de los Códigos de Barras y extender el uso del EAN-128, poniendo especial énfasis en la entrega-recepción y en la trazabilidad.
Adicionalmente, hemos participado en los foros de estandarización internacionales sobre nuevas tecnologías de identificación automática, como son la radiofrecuencia (RFID) o los símbolos para espacios reducidos (RSS).
COMERCIO ELECTRÓNICO-EDI
Las prioridades del EDI-EANCOM en 2000 han ido encaminadas a lograr el uso generalizado del EDI para lograr una masa crítica y a aportar a los asociados las mejores herramientas disponibles que faciliten una estrategia global de mejora.
En lo que se refiere al crecimiento, durante el pasado ejercicio se superó el hito de los 2.000 usuarios, situándose la cifra final en 2.054. Esta cifra supone un incremento del 24.5%. El tráfico generado ha sido de 6.7 Gb por mes, lo que supone un 50% más respecto a 1999.
Paralelamente, se ha empezado a configurar el nuevo escenario del intercambio de documentos basado en la Tecnología XML, un lenguaje diseñado para el intercambio de documentos a través de Internet y que está llamado a ser el vehículo que permita la extensión del Intercambio Electrónico de Documentos a las PYMES.
4. OTRAS ESTRATEGIAS Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
AREA DE LA DEMANDA
Durante el año 2000, bajo la responsabilidad del Comité de Marketing-Merchandising, se ha finalizado el desarrollo de una Recomendación sobre Promociones Eficientes. Dentro del mismo ámbito de la actividad promocional también se ha desarrollado una Recomendación sobre Cupones Promociónales. Asimismo durante este mismo año se ha iniciado el trabajo para realizar una Recomendación sobre Lanzamientos Eficientes de Nuevos Productos.
En el mismo periodo ha continuado el trabajo en la Clasificación Estandarizada de Productos de AECOC con la actualización de la parte referida a sectores de Alimentación, Bebidas, Productos Frescos, Droguería y Perfumería, Bebé, Textil, Calzado y Deporte.
PÉRDIDA DESCONOCIDA
En el año 2000 se reforzó la actividad, alcance y representatividad del Comité de Pérdida Desconocida. Asimismo, se publicó el cuarto estudio de "Prevención de la Pérdida Desconocida". También cabe destacar la celebración del 3er Seminario de Pérdida Desconocida, que contó con la asistencia de más de 100 profesionales, interesados en la situación actual de esta problemática en nuestro país y las soluciones existentes.
LOGÍSTICA
Durante el 2000 el Comité de Logística de AECOC han finalizado el desarrollo de las RAL Calidad Concertada en los Suministros, orientadas a la optimización de los procesos de entrega y recepción de mercancías. Asimismo, para dar respuesta a la problemática del transporte, en colaboración con el Comité Nacional de Transporte por Carretera, durante el pasado ejercicio se creo el Observatorio de Costes del Transporte, se desarrolló el Código de Buenas Prácticas en el ámbito del transporte y se formalizó la Cláusula de revisión automática de precios del transporte.
RESPUESTA EFICIENTE AL CONSUMIDOR (ECR)
Durante el 2000 se ha realizado un notable esfuerzo para extender la aplicación de las prácticas ya lanzadas, como son el alineamiento de ficheros maestros (AFM) a través del servicio AECOC-Data, el reaprovisionamiento continuo (CRP) y la optimización de la expedición-recepción (OER). En todos los casos con la intención de contribuir a alcanzar la masa crítica de usuarios.
Por otro lado, se ha realizado la segunda edición del estudio sobre el Estado y Tendencias de Desarrollo del ECR en España.
5. PROYECTOS ESPECIALES
La Asociación trabaja al mismo tiempo en una serie de proyectos creados ad-hoc, fruto de las necesidades detectadas entre los asociados. En este sentido, durante el ejercicio 2000 se ha trabajado en dos proyectos principales.
PROYECTO EURO AECOC
Durante el año 2000 realizó un notable esfuerzo de promoción y comunicación de las Recomendaciones de AECOC, con el objetivo de lograr que el conjunto del sector comenzase a trabajar a Euros el 1 de Enero de 2001. Al concluir el año, el Termómetro Euro indicaba que el 93 % del mercado estaba preparado para trabajar en Euros desde esa fecha.
AECOC DATA
A finales de Marzo se presentó AECOC-Data, la base de datos centralizada de productos de AECOC, cuyo objetivo era el ayudar a las empresas a realizar un Alineamiento de Ficheros Maestros, primera piedra para poder construir las mejores prácticas en las relaciones comerciales. Durante el 2000 se han dado de alta 150 empresas en el servicio, consolidándose como una herramienta útil en la comunicación de promociones, altas, bajas y modificaciones de artículos, así como de todas sus agrupaciones.
6. EXPANSIÓN SECTORIAL
Durante 2000 AECOC ha realizado un importante esfuerzo por darse a conocer y estrechar sus relaciones con diversos sectores de actividad.
· Ferretería y Bricolaje: Se celebró con gran éxito el 3er Seminario AECOC Ferretería y Bricolaje, con la asistencia de más de 150 profesionales. En lo que se refiere a nuevos desarrollos se ha avanzado en la definición de la Clasificación Estandarizada de Productos para este sector. Asimismo, se ha finalizado trabajando en el desarrollo de Recomendaciones AECOC para la Logística referidas a la Distribución de Productos de Ferretería y Bricolaje.
· Sanitario- Farmacéutico. Los esfuerzos en este ámbito han ido encaminados a la implantación de las recomendaciones AECOC referidas al EAN-128, y se ha contribuido a la expansión del EDI-EANCOM. En este sentido, en el seno de la Reunión de Usuarios EDI, se celebró un Encuentro Sectorial de Sanidad, donde más de 70 profesionales de la comercialización de productos del sector abordaron la implantación del EDI en dicho ámbito.
· Electrodomésticos: En este entorno se ha avanzado el piloto de Alineamiento de Ficheros Maestros para el sector. Asimismo, se ha seguido trabajando en el desarrollo de Recomendaciones AECOC para la Logística de Electrodomésticos.
EANCOM®.Bottom of Form 1
Servicio
AECOM
Fabricantes
Clientes
Proveedores de Soluciones Técnicas
Esquema del Servicio AECOM
Fichero Integración
o
Mapeador
Sistema Informático Interno
Software Estación Usuario
Esquema genérico de Integración
Integración con Fichero plano
EANCOM®
Fichero EDI
Fichero plano de interfase con E.U.
Fichero extraído del Sistema Informático interno
MAPEO
Punto Operacional
8456789000007
Base de datos
TRADUCCIÓN.
AECOC
Rda. General Mitre, 10
08017 Barce.lona
Tlf. 93.252.39.00
Fax 93.280.21.35
Dpto . EDI
Las Fases propuestas son:
- Análisis del proceso de cambio
- Reingeniería. Organización y evaluación del impacto.
- Implantación coordinada y multidepartamental.
- Marcarse objetivos de mejora. Creación de indicadores (p.e. nº facturas erróneas sobre el total).
- Formación
- Uso Testeador de mensajes AECOC.
- Ampliar masa de interlocutores.
- Llevar el EDI al usuario final.
- Nuevos proyectos.
INFORMACIÓN
ORGANIZACIÓN
EVALUACIÓN
DEL
IMPACTO
PruebaPILOTO:
*AECOC
*Interlocutor
MASA
CRÍTICA
Nuevos Proyectos:
*Factura TELEMÁTICA
*Más mensajes
*E.C.R.
*C.R.P.
...
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